Dış kaynak IT desteği mi, kendi BT personeli mi? Maliyet ve risk karşılaştırması
IT Destek4 dk okuma
Çalışan sayısı belli bir noktaya ulaşan her KOBİ, bilgi işlem işlerini kimin yapacağı sorusuyla karşılaşır. Bir süre "bilgisayardan anlayan" bir çalışan ya da çağrıldığında gelen bir tanıdık işi görür. Ancak sunucu, Logo, e-posta, yedekleme ve güvenlik konuları büyüdükçe daha düzenli bir modele ihtiyaç doğar. Seçenekler genellikle ikidir: kendi BT personelini istihdam etmek ya da dış kaynak (outsource) IT desteği almak. Bu yazıda iki modeli maliyet, risk ve yetkinlik açısından karşılaştırıyoruz.
Kendi BT personeli: Avantajlar ve dezavantajlar
Avantajlar
- Yerinde ve hızlı müdahale: Kullanıcının yanına anında gidebilen birinin olması günlük işleri kolaylaştırır.
- Kurum bilgisi: Şirketin süreçlerini, kullanıcılarını ve özel ihtiyaçlarını zamanla çok iyi öğrenir.
- Kontrol: Önceliklerini doğrudan siz belirlersiniz.
Dezavantajlar
- Tek kişiye bağımlılık: İzin, hastalık veya işten ayrılma durumunda bilgi ve erişim yetkileri tek bir kişide kalır.
- Yetkinlik genişliği: Ağ, sunucu, güvenlik, Microsoft 365, ERP veritabanı ve donanım gibi alanların hepsinde derin bilgi sahibi bir kişiyi bulmak ve elde tutmak zordur.
- Toplam maliyet: Maaşın yanında SGK primleri, yan haklar, eğitim, sertifika ve araç-gereç maliyetleri de hesaba katılmalıdır.
- Kariyer beklentisi: Tek kişilik bir BT biriminde gelişim alanı sınırlı olduğu için deneyimli personeli tutmak zorlaşabilir.
Dış kaynak IT desteği: Avantajlar ve dezavantajlar
Avantajlar
- Ekip bilgisi: Tek bir kişi yerine farklı uzmanlıklara sahip bir ekibin birikiminden yararlanırsınız.
- Süreklilik: Bir teknisyen izindeyken başka biri devreye girer; bilgi ve dokümantasyon firmada kalır.
- Öngörülebilir maliyet: Aylık sabit ücretli sözleşmelerde bütçe planlaması kolaylaşır.
- Proaktif yönetim: İyi bir hizmet sağlayıcı yalnızca arızaya koşmaz; yedekleri, güncellemeleri ve disk doluluğunu izleyerek sorunları önceden yakalar.
Dezavantajlar
- Fiziksel mesafe: Uzaktan çözülemeyen işlerde yerinde müdahale için bekleme süresi olabilir.
- Kapsam belirsizliği: Sözleşmede neyin dahil olduğu net değilse sürpriz faturalar çıkabilir.
- Kurum kültürüne uzaklık: Sağlayıcının işletmenizi tanıması zaman alır.
Maliyeti doğru karşılaştırmak
İki modeli karşılaştırırken yalnızca "maaş" ile "aylık hizmet bedeli"ni yan yana koymak yanıltıcı olur. Kendi personeliniz için toplam maliyet hesabına şunları ekleyin:
- Brüt maaş, işveren SGK payı ve yan haklar,
- Eğitim, sertifika ve yazılım araçları,
- İzin ve hastalık dönemlerinde dışarıdan alınan destek,
- İşe alım ve personel değişiminde yaşanan bilgi kaybı.
Dış kaynak tarafında ise aylık ücretin yanında sözleşme dışı işlerin (proje, kurulum, donanım değişimi) nasıl ücretlendirildiğini öğrenin. Güncel maaş ve hizmet fiyatları bölgeye ve kapsama göre büyük farklılık gösterdiği için karşılaştırmayı kendi tekliflerinizle yapmanız en doğrusudur.
Risk açısından karşılaştırma
| Risk | Kendi personel | Dış kaynak |
|---|---|---|
| Tek kişiye bağımlılık | Yüksek | Düşük (ekip yapısı varsa) |
| Yerinde müdahale süresi | Kısa | Sözleşmeye bağlı |
| Uzmanlık genişliği | Kişiye bağlı | Genellikle daha geniş |
| Dokümantasyon ve erişim bilgisinin korunması | Disiplin gerektirir | Sözleşmede tanımlanmalı |
| Maliyet öngörülebilirliği | Orta | Yüksek (sabit ücretli modelde) |
Hibrit model: Çoğu KOBİ için gerçekçi seçenek
Pratikte pek çok işletme için en verimli çözüm ikisinin birleşimidir: İçeride günlük kullanıcı taleplerini karşılayan, cihazları tanıyan bir çalışan; dışarıda ise sunucu, ağ, güvenlik, yedekleme ve ERP altyapısını yöneten bir hizmet sağlayıcı. Bu modelde içerideki çalışan ilk temas noktası olur, karmaşık ve uzmanlık gerektiren işler ise dış ekibe aktarılır.
Dış kaynak sağlayıcı seçerken sorulacak sorular
- Sözleşme kapsamında hangi işler var, hangileri ayrıca ücretlendiriliyor?
- Talep bildirimi nasıl yapılıyor, ilk yanıt ve çözüm süreleri (SLA) yazılı mı?
- Yerinde destek için ofisinize ne kadar uzaktalar?
- Yedekleri, güncellemeleri ve güvenlik durumunu düzenli izliyor ve raporluyorlar mı?
- Şifreler, ağ şeması ve lisans bilgileri gibi dokümantasyon size de teslim ediliyor mu?
- Kullandığınız ERP ve uygulamalar konusunda deneyimleri var mı?
- Sözleşme sona erdiğinde devir süreci nasıl işliyor?
Hangi model kime uygun?
- Az sayıda çalışanı olan ve BT işi yoğun olmayan işletmeler: Dış kaynak destek genellikle daha ekonomik ve kapsamlıdır.
- Orta ölçekli, çok kullanıcılı ve birden fazla lokasyonlu işletmeler: Hibrit model öne çıkar.
- Kendine özgü yazılımları ve yoğun günlük BT talebi olan kurumlar: İç ekip zorunlu hale gelir; dış kaynak ise uzmanlık ve yedekleme amacıyla tamamlayıcı olur.
Hangi model seçilirse seçilsin olması gerekenler
Model ne olursa olsun, sağlıklı bir BT yönetimi için bazı temel unsurlar şirketin elinde bulunmalıdır:
- Güncel envanter: Bilgisayarlar, sunucular, ağ cihazları ve garanti bitiş tarihleri.
- Lisans listesi: Microsoft, antivirüs, Logo ve diğer yazılımların lisans bilgileri ve yenileme tarihleri.
- Erişim bilgileri: Yönetici şifrelerinin güvenli bir şifre kasasında, şirketin kontrolünde tutulması.
- Yedekleme raporları: Yedeklerin alındığını ve geri yüklemenin test edildiğini gösteren düzenli kayıtlar.
- Ağ şeması: İnternet hatları, firewall, switch ve kablosuz ağ yapısının basit bir çizimi.
Bu belgeler, personel değişse de hizmet sağlayıcı değişse de işin kesintisiz devam etmesini sağlar.
Sonuç
Doğru model, işletmenin büyüklüğüne, BT'ye bağımlılığına ve risk toleransına göre değişir. Hangi modeli seçerseniz seçin; dokümantasyonun, yönetici şifrelerinin ve yedekleme düzeninin tek bir kişinin hafızasında değil, şirketin kontrolünde olmasını sağlayın.
Ankara ve Ostim bölgesinde sözleşmeli IT desteği, sunucu ve ağ yönetimi ya da mevcut BT personelinize destek olacak bir ekip arıyorsanız hizmetlerimizi inceleyebilir, bizimle görüşebilirsiniz.